احیای سازمان با تفکر ناب(Lean Thinking)

احیای سازمان با تفکر ناب(Lean Thinking)

تفکرناب، چیزی است که هر مدیری در هر مجموعه‌ای به آن نیاز دارد. پیاده‌سازی این طرز تفکر و رفتار بر اساس آن، می‌تواند با استفاده از حدااقل منابع، بیشترین ارزش افزوده را برای سازمان شما به همراه داشته باشد.

تفکر ناب چیست؟

تفکر ناب یک چارچوب تحول‌آفرین با هدف ارائه راهکارهای جدید برای فکر کردن در مورد چگونگی سازمان‌دهی فعالیت‌های انسانی جهت ارائه مزایای بیشتر و ایجاد ارزش برای افراد به همراه به حداقل رساندن و حذف اتلاف‌ها و زوائد است.

بر اساس این نگرش، سازمان، مجموعه‌ای از فرایندها با هدف خلق ارزش برای مشتری است. ایجاد ارزش برای مشتری نیز، مستلزم خلق ارزش در خود سازمان است. سازمانی که قصد دارد این رویکرد را دنبال کند، ابتدا باید به حوزه سیگماها وارد شود و سپس تا رسیدن به سطح شش سیگما مراحل بهبود فرایند را ادامه دهد. اینجاست که مفهوم تفکر ناب متولد می‌شود و بر روی حذف اتلاف‌ها و ایجاد ارزش در سازمان تمرکز می‌کند. سازمان باید با ارزش آفرینی و کاهش هزینه‌های اتلاف در مسیر بهبود مستمر قرار گیرد. به بیان دیگر، افزایش نرخ سیگما یعنی کاهش نرخ اتلاف.

مفهوم اصلی Lean Thinking در حذف اتلاف‌ها و خلق ارزش در سازمان ریشه دارد.

تفکرناب، یک روش مدیریتی با هدف بهبود سازمان، به دست آوردن سود و از بین بردن موارد زائد است. سازمانی که با این شیوه مدیریت شود، سعی می‌کند با یک فرایند تولید ناب با حداقل اتلاف، محصولی با ارزش به مشتری ارائه دهد. طبیعتا وقتی شما کارکنان سازمان خود را به گونه‌ای آموزش دهید که سعی کنند در غالب یک کار تیمی هماهنگ، زائد و اتلاف‌ها را بشناسند و آن‌ها از بین ببرند، می‌توانید منتظر یک محصول با ارزش و با هزینه تمام شده کم‌تر باشید. یکی از معروف‌ترین سازمان‌هایی که از این تفکر استفاده کرده است، شرکت تویوتا است.

پایه‌های اصلی تفکر ناب چیست؟

ستون‌های اصلی این طرز تفکر، شرایط لازم برای توسعه آن را فراهم می‌کند. این پایه‌ها عبارتند از: بهبود مستمر و احترام به مشتریان. هنگامی که افراد طرز تفکر خود را بر اساس پیشرفت و احترام مستمر تنظیم می‌کنند، می‌توانند تصمیمات و استراتژی‌های تجاری بهتر و موثرتری را تدوین و اجرا کنند تا در نهایت سیستم‌های سازنده‌تری برای سازمان ایجاد شود.

بهبود مستمر

بهبود مستمر، پیگیری فعال جهت شناسایی فرصت‌ها به همراه اجرای ابتکاراتی است که کار را به سمت بهتر شدن تغییر می‌دهد. عملیات بهبود مداوم، کارکنان را قادر می‌سازد تا اثر فعالیت‌ها را در عملیات تجاری خود مشاهده کنند. این موضوع، به آن‌ها امکان می‌دهد تا بهره‌وری تیم را افزایش داده و ارزش‌ را سریع‌تر به مشتریان نهایی ارائه دهند.

احترام به مشتریان

وقتی کارکنان سازمان برای ارتباط با مشتریان زمان کافی در نظر می‌گیرند و بهبود خدمات و محصولات را بر اساس نیاز و نظر آن‌ها انجام می‌دهند، می‌توانند مطمئن باشند که بر اساس سیستم احترام به مشتریان رفتار می‌کنند.

علاوه بر این، در یک سازمان ناب، رهبران برای انجام کارها به افراد خود اعتماد کرده و به آن‌ها استقلال رفتاری می‌دهند. این اطمینان و نگرش یکسان در بین تمامی کارکنان، محرکی برای ایجاد حس احترام نسبت به مشتریان است.

ویژگی‌های تفکر ناب چیست؟

برای تغییر سازمان به سمت تفکر ناب باید 3 ویژگی اصلی آن را مورد توجه قرار داد.

هدف

سازمان برای دستیابی به هدف خود، چه خدماتی به مشتریان ارائه می‌دهد و کدام دسته از نیازهای آن‌ها را برطرف می‌کند؟

فرایند

ارزیابی سازمان در اجرای این تفکر باید چگونه باشد تا از اجرای درست هر مرحله مطمئن شود؟

افراد

یک سازمان چطور باید مطمئن شود که در هر فرایند به طور مداوم افرادی تمام مجموعه را برای رسیدن به اهداف تجاری و پیاده سازی تفکر ناب، در مسیر درست هدایت می‌کنند؟ در واقع همیشه باید افرادی باشند که پیشروی درست سازمان در مسیر تفکر ناب را بررسی کنند.

اصول تفکر ناب چیست؟

تفکر ناب (Lean Thinking)، پنج اصل اساسی دارد. هر سازمان با به کارگیری این اصول می‌تواند به درستی این تفکر را در سازمان پیاده‌سازی و به نتایج مطلوب دست پیدا کند. در ادامه به بررسی این 5 اصل می‌پردازیم.

اصل اول: تعیین ارزش (Value)

شروع پیاده‌سازی تفکرناب، با تعیین ارزش است. تنها مصرف کننده نهایی می‌تواند ارزش را تعریف کند. «ارزش»، زمانی معنی پیدا می‌کند که در چارچوب یک محصول معین بیان شود، محصولی که نیازها و انتظارات مصرف کننده را با هزینه معین و در زمان معین برآورده می‌کند.

در واقع، تولیدکنندگان ارزش آفرینی می‌کنند و مصرف کنندگان آن را به رسمیت می‌شناسند. هر سازمان باید محصولات خود را طوری تعریف کند که هم بر اساس نیازسنجی دقیق از مشتری انجام شود و هم در فرایند تولید، قیمت محصول کاهش پیدا کند.

در این طرز تفکر، دغدغه اصلی مدیران تجاری، کاهش هزینه تولید و اعمال آن بر قیمت نهایی محصول است تا در نهایت، منابع کمتری مصرف شود. علاوه بر این، بازنگری مستمر ارزش محصولات، یکی از مهم‌ترین وظایف سازمان‌ها به شمار می‌رود.

اصل دوم: شناسایی جریان ارزش (Value Stream)

جریان ارزش همان فرایند تولید محصولات است. طبق این اصل، تمامی فرایندهای درگیر در تولید محصولات، بررسی شده و سعی می‌کنند حجم اتلاف منابع را کاهش دهند. به منظور کاهش هزینه‌های اضافی، لازم است فعالیت‌هایی که باعث هدر رفتن و اتلاف (Muda) ارزش محصولات شده‌اند، شناسایی و به طور کامل حذف شوند.

در طول شناسایی جریان ارزش، 3 نوع فعالیت صورت می‌گیرد که عبارتند از:

1- فعالیت‌هایی که به طور واضح و آشکار ارزش‌آفرین هستند.

2- فعالیت‌هایی که ارزش‌آفرین نیستند، اما به دلیل دانش فنی موجود و دارایی‌های تولیدی، اجتناب ناپذیرند.

3- فعالیت‌های اضافی که هیچ نوع ارزش آفرینی نمی‌کنند و فورا باید حذف شوند.

اصل سوم: ایجاد حرکت بدون وقفه (Flow)

حالا که فرایند تعیین ارزش حذف هزینه‌های اضافی انجام شد، باید با تولید کالاها و خدمات، در راستای ارزش آفرینی حرکت کنید. در این مرحله تمامی فرایندهای قبلی نیز به صورت همزمان مورد توجه قرار می‌گیرند تا انحراف از اصول اتفاق نیفتد.

به طور خلاصه این مرحله عبارت است از: انجام وظایف به صورت پیش رونده، در طول جریان ارزش، به صورتی که یک محصول بدون ضایعات، بدون توقف و بدون پس‌روی به دست خریدار برسد.

برای طی کردن این مراحل 3 گام وجود دارد:

گام اول: بر هدف واقعی‌تان توجه و تمرکز کنید. تمرکز بر یک طرح معین، تمرکز بر یک سفارش معین و توجه به فرایند تولید محصولات از ابتدا تا انتها.

گام دوم: مرزهای سنتی موجود میان مشاغل، مسیرهای شغلی و کارکردهای آن‌ها را نادیده بگیرید تا بنگاه اقتصادی ناب تشکیل شود. به این ترتیب می‌توانید همه موانع موجود بر سر راه حرکت پیوسته محصولات را از میان بردارید.

گام سوم: برای اینکه در فرایند تولید محصولات، هر گونه پس روی و وقفه را از بین ببرید، لازم است فعالیت‌ها، وظایف و تجهیزات را مورد تجدید نظر و بازبینی قرار دهید. به این ترتیب، طراحی، سفارش و تولید محصولات به صورت پیوسته پیش می‌رود.

اصل چهارم: ایجاد سیستم کششی (Pull)

کشش، یعنی سازمان‌ها در صورتی به تولید کالاها و خدمات می‌پردازند که در آن سوی فرایند، مشتریان این محصولات را تقاضا کرده باشند. در واقع لازم است سازمان‌ها به صورت کاملا دقیق و واقع بینانه نیاز سنجی کرده و مجددا مراحل قبل را طی کنند تا کالا یا خدمات نهایی به دست مشتری برسد.

به عنوان مثال، ابتدا باید به سراغ یک مشتری واقعی بروید که یک محصول واقعی را می‌خواهد. سپس به عقب برگردید و تمام مراحلی که باید طی شود تا محصول مورد نظر به دست مشتری برسد را بررسی کنید.

اصل پنجم: کمال (Perfection)

کمال همان هدف نهایی تفکرناب در سازمان است. وقتی سازمان‌ها به تعیین درست ارزش، شناسایی کل جریان ارزش، ایجاد گام‌های ارزش آفرین برای ایجاد حرکت پیوسته و اصل تقاضای مشتری دست پیدا می‌کنند، زمان پرداختن به اصل پنجم یعنی رسیدن به کمال است. «کمال»، حذف کامل Muda هاست تا تمامی فعالیت‌هایی که در طی جریان ارزش انجام می‌شوند، ارزش آفرین باشند.

به طور خلاصه 5اصل تفکر ناب، به شرح زیر است:

مقدار مورد نظر مشتریان را مشخص کنید.

جریان را ترسیم کرده و آن دسته از مراحل را که ارزش ایجاد نمی‌کنند، مشخص کنید.

از طریق مراحل ارزش افزوده، یک جریان روان ایجاد کنید.

بین مراحل کشش ایجاد کنید.

به دنبال کمال باشید تا تعداد مراحل و زمان ارائه خدمات و محصولات به حداقل برسد.

تفکر ناب چگونه عمل می‌کند؟

تفکرناب تمرکز سازمان را از بهینه‌سازی جداگانه تکنولوژی، دارایی‌ها و بخش‌های هم راستا به بهینه‌سازی جریان محصولات و خدمات تغییر می‌دهد. یعنی ارزش‌ها از بخش دارایی و فناوری به سمت بخش مشتریان جریان پیدا می‌کند.

کاهش و از بین بردن اتلاف انرژی در جریان ارزش، فرایندی را شکل می‌دهد که بر اساس آن می‌توانید با تلاش کمتر، فضای کمتر، زمان کمتر و سرمایه کمتر، محصولات را تهیه کرده و به دست مشتریان برسانید. نکته مهم این جریان، کاهش چشمگیر هزینه‌ها و مدیریت بهتر اطلاعات است.

بنابراین، تفکر ناب باعث می‌شود سازمان‌ها قادر به پاسخگویی بهتر و سریع‌تر باشند، محصولات و خدمات خود را با توجه به نیازهای مشتریان تغیر دهند، محصولات متنوع تولید کنند و در نهایت محصولات و خدمات خود با هزینه تولید بسیار پایین‌تر و نقایص کم‌تر به مشتریان ارائه دهند.